ปัจจุบันหากจะมีการจัดนิทรรศกร การประชุมด้านธุรกิจ หรือทางด้านวิชาการ ให้เป็นแบบ International Congress แล้ว สำหรับประเทศไทยนั้นค่อนข้างได้เปรียบประเทศอื่นๆ เนื่องจากมีทั้งแหล่งท่องเที่ยวธรรมชาติ วัฒนธรรม ค่าเงินที่ไม่แพง และเอกลักษณ์ความมีน้ำใจของคนไทย จัดตอนใหนต่างชาติก็นิยมเข้ามารว่มงานค่อนข้างเยอะครับ
นั่นก็เป็นสิ่งที่ดึงดูดคนจากทั่วโลกได้เป็นอย่างดีครับ ยิ่งถ้ามีการประชาสัมพันธ์ที่ดีด้วยแล้ว งานใหนๆก็ไม่มีขาดทุนแน่นอน และสิ่งที่เกี่ยวข้องกับส่วนงานของผมนี้ก็คือ การทำเว็บไซต์เพื่อประชาสัมพันธ์ ให้ข้อมูลและอำนวยความสะดวกต่างๆ แม้กระทั่งการลงทะเบียนจ่ายเงินค่าลงทะเบียน
ส่วนของการให้ข้อมูลของงานนั้นผมคงไม่ต้องพูดถึงเพราะค่อนข้างเป็นมาตรฐานที่เว็บไซต์จะต้องมี เช่น ความเป็นมา สถานที่ แนะนำที่เเที่ยว โปรแกรมทัวร์ โปรแกรมวิชาการ ฯลฯ แต่ที่น่าสนใจและอาจจะเป็นความรู้ใหม่สำหรับบางท่านก็คือระบบลงทะเบียนออนไลน์ (Online Registration) หรือแม้กระทั้งระบบส่งบทคัดย่อทางวิชาการ (Abstract Submission)
เอาล่ะ จะทำเว็บอย่างที่ว่านี้ต้องเตรียมอะไรบ้าง - ข้อมูลเบื้องต้นต่างๆที่จำเป็น อาจจะขอจากเว็บไซต์ ททท. หรือเว็บไซต์บริษัทท่องเที่ยว หรือโรงแรมที่จัดงาน - บัญชีธนาคาร พร้อมด้วยแบบฟอร์มการขอจัดทำระบบซื้อขายออนไลน์(E-commerce) แต่ในกรณีนี้จะใช้ในการตัดเงินจากบัตรเครดิตเพื่อลงทะเบียนการประชุม
หลังจากได้ข้อมูลสองส่วนนี้แล้วก็เป็นหน้าที่ของผู้บริการจัดทำเว็บไซต์ที่จะไปดำเนินการต่อ ซึ่งขั้นตอนการตัดเงินกับธนาคารนั้นแสดงดังรูปด้านล่าง
ฝั่งเว็บไซต์การประชุมต้องมีการจัดทำหน้าลงทะเบียนซึ่งต้องคำนวนตัวเลขรวมของค่าใช้จ่าย แล้วส่งค่านี้พร้อมไอดีของเว็บไซต์ไปที่หน้าของธนาคาร ที่หน้าของธนาคารจะเป็นมาตรฐานของการตัดบัตรเครดิต คือใส่ชื่อเจ้าของบัตร วันหมดอายุ รหัสหลังบัตร ฯลฯ หลังจากมีการกดยืนยันการจ่ายเงินเรียบร้อยแล้วทางธนาคารจะเป็นคนกลางในการตรวจสอบว่าบัตรนี้ ใช้ได้ไม่มีปัญหาหรือไม่ แล้วธนาคารจะส่งค่ากลับมายังเว็บไซต์ เป็นสถานะต่างๆ เช่น Success Reject Approve Error (ในขณะเดียวกันก็จะมีอีเมล์ยืนยันพร้อมรหัส Transaction ส่งมาด้วย) ทางเว็บไซต์จะต้องมีโปรแกรมที่รับค่านี้เพื่อบันทึกลงฐานข้อมูลของตนเองอีกทางหนึ่ง
เรื่องของความปลอดภัย ระบบตั้งแต่ตอนกรอกรหัสบัตรจะเป็นหน้าของธนาคารทั้งหมด เว็บไซต์การประชุมเพียงแค่สรุปยอด และรับค่าผลการตัดเงิน ดังนั้นระบบจะรับรองความปลอดภัยการตัดเงินโดยธนาคาร
เรื่องข้อมูล จริงๆแล้วทางธนาคารจะมีฐานข้อมูลการตัดเงินให้ตรวจสอบผ่านเว็บเพจอีกที่หนึ่ง เว็บไซต์์การประชุมเองก็ต้องมีฐานข้อมูลลักษณะนี้แต่อาจจะละเอียดกว่าเก็บไว้ที่เว็บไซต์ด้วย และข้อมูลส่วนที่สามก็คือ อีเมล์ยืนยัน ที่จะส่งไปยังลูกค้าและเว็บมาสเตร์ของเว็บไซต์ ดังนั้นข้อมูลจะเก็บไว้ตรวจสอบได้หลายที่ในกรณที่มีปัญหา(จากความไม่เข้าใจของลูกค้า)
ทั้งหมดนี้ก็เป็นแนวทางนะครับ ในตัวอย่างนี้ผมยกตัวอย่างจากระบบของธนาคารไทยพาณิชย์ ซึ่งใช้งานได้ดีพอสมควร และผมใช้มาหลายปีแล้วไม่ค่อยมีปัญหา อนาคตการจัดกิจกรรม หรือห้างร้าน ที่ต้องมีการเก็บเงินในลักษณะนี้อาจจะต้องหันมามองสิ่งอำนวยความสะดวกนี้ จัดให้ลูกค้าใช้งาน และเพิ่มช่องทางในการที่จะเก็บเงินให้มากขึ้น เพราะกลุ่มลูกค้าที่มีบัตรเครดิต ย่อมสามารถที่จะสั่งจ่ายเงินหลักร้อยพันได้แบบไม่คิดอะไรมากครับ เท่าที่ผ่านมาการประชุมหนึ่งครั้งมีการจ่ายผ่านบัตรส่วนใหญ่ครั้งละหลายหมื่นบาท ยอดรวมบางงานนั้นนับล้านบาท จึงเป็นสิ่งยืนยันได้ว่าหากคิดจะทำระบบนี้แล้ว คุ้มเกินคุมครับ ผมขอฟันธง..
ตัวอย่างเว็บไซต์การประชุมออนไลน์
www.asian-aaps2008.com www.rcst2008.org www.rcst2007.org www.cronicconf2006.org